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Assistant administratif en STS (H/F) (ref SD_521)

Pôle action sociale enfance famille
Direction MDS de l'Etang de Thau

Nombre de poste(s) : 1

Date prévisionnelle du recrutement : 15 / 12 / 2020

Catégorie C

Filière : Administrative

Type de contrat : Par voie statutaire

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux

Lieu : Sète

Date limite de candidature : 05 oct. 2020

Description du poste

Missions du métier :

Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

Missions du poste :

Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :

  • Assure un accueil de qualité par une écoute active
  • Informe et oriente les usagers
  • Participe à la mise en oeuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale
  • Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en oeuvre et à son évaluation collective

 

Activités métier

  • Assiste l'activité de l'équipe
  • Assure la gestion des fournitures de bureau
  • Assure la gestion du courrier
  • Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
  • Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
  • Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
  • Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
  • Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
  • Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

Activités poste

  • Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
  • Participe à la mise en oeuvre de la démarche Qualité Accueil
  • Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
  • Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
  • Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
  • Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
  • Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
  • Assure le suivi administratif des consultations de PMI
  • Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus.
  • Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
  • Participe à l'élaboration du rapport d'activités
  • Alimente les tableaux de bord d'activités
  • Assure le reporting

En l'absence et/ ou en relai de l'assistante du RTS :

  • Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI

 

Profil recherché

Connaissances référentiel métier

  • Classement et archivage
  • Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
  • Technique(s) du domaine d'intervention
  • Organisation et fonctionnement du Département
  • Qualité : démarche, méthodes, outils

Connaissances poste

  • Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
  • Offre socio éducative locale
  • Secteur médico social
  • Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
  • Dispositif(s) du domaine d'intervention
  • Données du territoire d'intervention


Savoir-faire référentiel métier

  • Constituer et suivre des dossiers administratifs
  • Utiliser les logiciels de bureautique
  • Respecter la charte graphique
  • Utiliser les techniques du domaine d'intervention

Savoir-faire poste

  • Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
  • Appliquer la réglementation
  • Tenir des tableaux de bord
  • Répondre aux besoins des usagers
  • Appliquer les procédures qualité
  • Transmettre l'information
  • Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

 

Savoir comportementaux référentiel métier

  • Adaptation (Capacité d')
  • Communication (Aptitude à la)
  • Confidentialité (Sens de la)
  • Disponibilité
  • Organisation (Sens de l')
  • Rigueur

 

Périmètres transversaux

Poste inscrit dans un périmètre qualité OUI

Identification du périmètre : Accueil du public
Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Référent Relais

Chiffres clés

Gestion d’un budget : NON
Encadrement d’équipe : NON

 

Contraintes horaires du poste

  • Disponibilité concernant les horaires : NON
  • Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
  • Précision en cas d’horaire spécifique/particulier

Contraintes du poste

  • Identification de la contrainte
  • Travail au contact du public
  • Travail sur écran

 

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement , Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.

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