Gestionnaire administratif polyvalent équipe mobile (H/F) (Réf: RH_166)

Description du poste

A la recherche de nouvelles opportunités professionnelles ?

Le Conseil Départemental de l’Hérault, 5500 agents au service d’1,2 millions d’héraultais, recherche activement 1 gestionnaire administratif polyvalent (F/H), membre de l’équipe mobile de l’Unité remplacements, apprentissage, stages.
Pour répondre aux enjeux de continuité de service, la DGA RH innove en créant une équipe mobile composée de 9 agents permanents (2 managers, 4 gestionnaires comptables et 3 gestionnaires administratifs polyvalents).
Formés et déployés dans les différents services des DGA opérationnelles (hors Solidarités Départementales), les agents seront immédiatement opérationnels afin de répondre de manière efficiente aux besoins de remplacement.
Dans ce cadre, le gestionnaire administratif polyvalent a vocation à intervenir essentiellement sur le territoire Montpelliérain, dans un maximum d’équipes et de situations.
Votre mission ? Intervenir sur tout type d’absence ou besoin de renfort non prévisible, n’ayant pas vocation à perdurer et répondre à une nécessité absolue de continuité de service.
En tant que gestionnaire administratif polyvalent, vous renforcez et aidez les équipes dans lesquelles vous êtes missionné(e).
Vos expériences réussies sur des fonctions administratives transverses, votre polyvalence et adaptabilité ainsi que votre goût pour le service public, font de vous un candidat idéal à ce poste, prêt à relever des challenges variés et enrichissants au service des politiques départementales.

Missions du métier :

• Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste :

Membre de l’unité remplacements, apprentissage, stages sous l'autorité hiérarchique du responsable d’unité et fonctionnelle du manager de proximité auprès de qui il-elle est placé(e) :

- Intervient essentiellement sur le territoire Montpelliérain au sein des DGA (hors SD), pour des missions de remplacement sur tout type d’absence ou de renfort, non prévisibles, n’ayant pas vocation à perdurer, et répondant à une nécessité absolue de continuité de service.
- Effectue les actes de gestion administrative et/ou de secrétariat du service dans lequel il-elle est missionné(e).
- Assure à la continuité de la chaîne de traitement administratif des dossiers.
- Participe la continuité de l'accueil et de la prise en charge du public (agents, usagers, fournisseurs…).
- Travaille en pluridisciplinarité et mutualisation en fonction de la mission confiée.

Activités métier:

• Accueille, informe et oriente les usagers
• Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
• Classe et archive
• Conçoit les documents demandés en interne et en externe
• Diffuse les informations
• Gère les bases de données
• Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
• Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
• Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Activités poste :

• Assure le suivi administratif des dossiers du service dans lequel il-elle est missionné(e)
• Alimente des tableaux de bord de suivi de l’activité
• Utilise les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, GED…)
• Utilise les logiciels métiers (Elise, Chronos, Ulysse, Foederis et ceux entrant dans le cadre spécifique de la mission de remplacement)
• Procède à l'accueil, l'information et l'orientation du public (agents, usagers, fournisseurs…)
• Réalise une pré-évaluation des demandes
• Assure la prise de rendez-vous et la gestion du courrier
• Coordonne les agendas, planifie les rendez-vous et les réunions, rédige les comptes rendus
• Réserve des salles de réunions
• Compile les besoins de fournitures, passe les commandes
• Procède à la reprographie de documents, à la constitution de dossiers dans le cadre de réunions ou d’instances
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers