Assistant·e administratif·ve de la directrice de la DPAD - Réf : SD_1538
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
IFSE poste : 435,67 €
Groupe : B2
Rattachement administratif :
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction parcours à domicile
Catégorie B
Filière :
- Administrative
Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire
Cadre d'emploi :
- Rédacteurs territoriaux
Lieu : Montpellier Alco
Date limite de candidature : 14 mai 2024
Description du poste
Missions :
- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
- Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la DPAD
- Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction
- Assure la gestion des relations entre les services du conseil départemental, les autres collectivités ou organismes
- Participe aux réunions de direction
- Assure le suivi de dossiers stratégiques (schéma, nouveaux textes, élus...)
- Assure la gestion du temps de travail sur le logiciel chronos
Activités :
- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Participe à l'équipe de cadres de la DPAD
- Elabore des outils de pilotage (effectifs, activité...)
- Suit les rapports à l'assemblée (Airdélib) et les rapports DPAD présentés à la COMEX
- Gère les situations d'accueil physique et téléphonique complexes
- Assure la continuité de l'accueil du public : permanences téléphoniques en fonction du planning prévu et des heures d'ouverture de la MDA au public
- Traite les courriers et dossiers particuliers (élus, CDAPH...)
- Gère les priorités et réponses à apporter
- Assure en lien avec le directeur (trice) le suivi des dossiers de la direction
- Assure la gestion RH pour la direction : suivi Chronos et Ulysse. Transmet et assure le suivi des demandes de remplacement, assure le suivi des plannings de congés et des absences, formations, permanences...)
- Apporte des réponses techniques aux SDA en matière de procédures informatiques sur l'ensemble des missions personnes âgées et personnes handicapées
- Réalise et/ou met en forme des comptes rendus de réunion
- Assure la gestion du courrier et le suivi des correspondances via ELISE
- Gère l'actualisation des données nécessaires au bon fonctionnement des territoires (organigrammes, logistique, etc.)
Profil recherché
Connaissances :
- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Partenaires du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention
- Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention
Savoir-faire :
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Animer des groupes de travail
- Tenir des tableaux de bord
- Concevoir des tableaux de bord
- Conduire une réunion
- Constituer un dossier de consultation des entreprises (DCE)
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Conseiller dans son domaine d'intervention
- Appliquer les procédures qualité
Savoirs comportementaux :
- Capacité d'Adaptation
- Aptitude à la Communication
- Sens de la Confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'Organisation
- Rigueur
- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre
Contraintes horaires du poste
- Disponibilité concernant les horaires : NON
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
- Précision en cas d’horaire spécifique/particulier : Aucune
Contraintes du poste :
- Travail sur écran
Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.