Assistant·e administratif·ve en STS - Réf : SD_1528
Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
IFSE Poste : 360 €
SEGUR : 100 €
Rattachement administratif :
DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
MDS Coeur d'Hérault-Pic St Loup
STS Lodève
Catégorie C
Filière :
- Administrative
Type de contrat : Contractuel
Cadre d'emploi :
- Adjoints administratifs territoriaux
Lieu : Lodeve
Date limite de candidature : 30 mai 2024
Description du poste
Missions :
- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure
Membre de l'équipe du STS, sous l'autorité hiérarchique du Responsable Territorial des Solidarités (RTS), et fonctionnelle du Responsable Territorial PMI :
- Assure un accueil de qualité par une écoute active, informe et oriente les usagers
- Participe à la mise en œuvre de la politique départementale en matière d'action sociale et médico-sociale Contribue à l'élaboration d'un projet de service, à sa mise en œuvre et à son évaluation collective
Activités :
- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure
- Procède, à l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
- Participe à la mise en œuvre de la démarche Qualité Accueil
- Réalise une pré-évaluation des demandes des usagers
- Assure la prise de rendez-vous pour les TMS et les TS du STS et du STPMI
- Assure le suivi administratif des dossiers des familles suivies par les équipes des STS et STPMI (saisie dans les logiciels métiers, rédaction et frappe de documents, classement et archivage)
- Assure la gestion administrative des dossiers adultes vulnérables et des mesures d'accompagnement personnalisé MASP
- Assure le suivi des échéances des informations préoccupantes, des entrées dans le dispositif Prévention/Protection de l'Enfance, des contrats d'engagement réciproques, des mesures d'accompagnement personnalisé
- Assure le suivi administratif des consultations de PMI
- Assure la gestion et le suivi administratif des interventions de l'équipe PMI pour les missions en école maternelle et notamment l'utilisation du logiciel Horus.
- Participe aux réunions pluridisciplinaires organisées par le RTS et en assure le compte rendu
- Participe à l'élaboration du rapport d'activités
- Alimente les tableaux de bord d'activités
- Assure le reporting
En l'absence et/ ou en relai de l'assistante du RTS :
- Assure la gestion du courrier, la prise de RDV du RTS et du RTPMI
Profil recherché
Connaissances :
- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Offre socio éducative locale
- Secteur médico social
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Dispositif(s) du domaine d'intervention
- Données du territoire d'intervention
Savoir-faire :
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Analyser les situations à risques et décider de mesures à prendre en urgence
- Appliquer la réglementation
- Tenir des tableaux de bord
- Répondre aux besoins des usagers
- Appliquer les procédures qualité
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
Savoirs comportementaux :
- Capacité d'adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
Périmètres transversaux
- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre
Contraintes horaires du poste :
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
Contraintes du poste :
- Travail au contact du public
- Travail sur écran
Contrat de projet - CDD d'un an
Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.